Möten

Få den hybrida vardagen att fungera

Arbetsmöten / Hybrid / Möten / Samarbete  av Redaktionen

Hösten närmar sig med sina tydliga tecken. Morgnarna är kyliga, bokhandelns skyltning går från sommardeckare till pennskrin och fackböcker och tillbaka på arbetet har man på något mystiskt vis glömt bort hur en dator fungerar. Just i år kan det kännas extra krångligt att komma in i gamla arbetsrutiner. Efter att ha tagit oss igenom år av restriktioner är vi nu tillbaka på kontoret med mer frihet och kunskap i att samarbete på distans än vi är vana vid. En kunskap och frihet vi kommer att använda oss av. Fler kommer att arbeta hemma några dagar i veckan, vi kommer inte vänta med möten om någon är på resande fot och fler samarbeten över kontor och orter kommer att ske. Men med ny frihet ruckas rutiner och att plötsligt vara en mer hybrid arbetsplats gör att vi springer på nya utmaningar.

För att ge er den bästa starten för höstens hybrida arbetsvardag, inled med att tillsammans prata igenom följande tre saker:

  1. Vilka förväntningar har ni på varandra de dagar ni arbetar på olika platser? Är det bara platsen som är flexibel, eller även tiden? Kan man ta en två timmars lunch och istället arbeta kväll de dagar man arbetar hemma? Hur kontaktbar förväntas man vara? Är det okej att ta ett möte från en stökigt café eller på promenad med hunden?
  2. Vilka blockeringar springer ni in i under en dag? För många innebär hybridarbete blockeringar i arbetet i form av väntan på svar vi snabbt skulle få om vi båda var på kontoret. Lista de vanligaste blockeringarna ni springer på för att ni inte lätt får tag på varandra och försök tillsammans hitta lösningar på dessa.
  3. Bestäm vilken information alla alltid behöver enkel tillgång till. När vi arbetar på olika platser är det lätt att vi missar beslut som tas eller information som delas informellt i olika kanaler och korridorer. Prata igenom vilken information som alltid behöver vara uppdaterad och alltid behöver vara tillgänglig för att undvika att hösten blir full av dubbelarbete.

 

Närhet trots avstånd

Läs mer och köp boken
Post tags

5 tips när du designar ett möte

Ledarskap / Möten  av Liber

Möten. Hur känns det ordet? Positivt? Negativt?

Att mötas. Hur känns det ordet? Känner du någon skillnad?

Pandemin har gett företagsvärlden perspektiv och nya insikter, och jag som arbetar som facilitator och mötesledare känner tacksamhet för uppvaknandet. För helt plötsligt diskuteras det som jag alltid tyckt det varit konstigt att ingen pratar mer om.
Vad behöver vi göra och hur behöver vi vara med varandra för att nå resultat? Hur skapar vi högt fokus och närvaro? Hur distribuerar vi makt och säkerställer att allas röst blir hörd? Vad ger egentligen de mellanmänskliga relationerna och är de viktiga? När är de viktiga?

Fysiskt? Remote? Hybrid? Det blir tydligt att alla verksamheter behöver ta fram sina egna guidelines, utifrån sin företagskultur, vad verksamheten ska leverera, vad de har för förutsättningar samt vad de anställda vill och har möjlighet till. Det vore konstigt att tro att ett sätt passar alla, när det aldrig har varit så förut. Det som är positivt är att anställda har fått möjlighet att visa sina chefer att de kan leverera oavsett var de jobbar från, och chefer har fått tänka om kring sin roll, sitt sätt att leda och när de verkligen behövs. Rollen som mötesledare och facilitator är lika viktig som den var innan, men nu förstår hela världen varför. Skickliga mötesledare utgår, nu som innan pandemin, från grundläggande mänskliga behov. När personer ber mig om tips och checklistor pekar jag istället på dessa behov. Om du tar dig tid att förstå dessa på djupet, och utgår från dem i din mötesdesign, kommer du skapa högt engagemang och höga resultat.

När du designar ett möte, oavsett om det är fysiskt, remote eller hybrid, så tänk på:
✓ Status: Hur får jag alla deltagare att känna sig sedda, hörda och viktiga?
✓ Visshet: Hur skapar jag säkerhet och tydlighet i var som kommer att hända?
✓ Självständighet: Hur belönar jag självständighet och möjlighet att påverka?
✓ Tillhörighet: Hur skapar och stärker jag relationer och får människor att anknyta till varandra - både emotionellt och intellektuellt?
✓ Rättvisa: Hur säkerställer jag rättvisa och att allas kompetens kommer till sin rätt?

Ni som redan hört talas om SCARF-modellen från NeuroLeadership Institute känner igen områdena ovan. Om det är nytt för dig - googla! Dina mötesdeltagare kommer att tacka dig!

Reflektionsfrågor
- När var du senast med i ett riktigt bra möte? Vad utmärkte det mötet?
- När du som deltagare är med i ett möte som inte känns effektivt - hur kan du agera för att förändra det?
- Vem på din arbetsplats är bra på att leda möten och vad kan du lära dig av hen

/Anna Gullstrand, författare till boken Facilitera!

Har ni mötesmani på ditt jobb?

Ledarskap / Möten  av Liber

En drömchef tillåter inte meningslösa möten utan prioriterar tiden på ett smartare sätt. Ändå är många och meningslösa möten en stor orsak till stress på jobbet. Det är som att vi tror att vi måste ha en massa möten för att verka proffsiga och kommunikativa. Att främja delaktighet är bra. Problemet är att alldeles för många möten är ogenomtänkta, ineffektiva och ibland faktiskt helt meningslösa. 

 

Men möten behöver inte leva sina egna liv – det är du och dina kollegor som bestämmer och sätter ramarna. Se till att prioritera och ha möten som för verksamheten eller gruppen i önskvärd riktning. Fråga dig/er och förmedla svaren:

 

  • Vad är syftet och målet med mötet?
  • Måste vi verkligen ha ett möte om detta just nu? Om inte – ställ in eller skicka information via mail eller en gruppchat.
  • Vilka måste faktiskt vara med på mötet och vilka kan få information via mejl?
  • Hur lång tid behöver mötet ta för att vi ska hinna det vi behöver? Det finns ingen lag som säger att möten måste vara en timme!
  • Vilken är den bästa tiden för mötet utifrån andra arbetsuppgifter?
  • Vilka frågor behöver vi prioritera på mötet?
  • Kan vi göra mötet på ett nytt kreativt sätt istället för att sitta och titta på powerpointbilder och lyssna på en person?
  • Vad behöver göras innan mötet för att det ska bli bra?
  • Vad förväntas deltagarna i mötet göra efteråt?

 

Om andra kallar dig till ett möte – fråga alltid om syfte och mål. Om den som kallat till mötet inte kan svara – ifrågasätt om du behöver vara med. Möten ska ge inspiration, öka engagemanget och driva jobbet framåt!

 

I boken Drömchef eller stressmakare? 9 vägar till hållbart ledarskap hittar du flera verktyg och checklistor för att få en mer lönsam, hälsosam och hållbar jobbvardag. Du får även mängder av tips och verktyg du kan använda direkt för att bli mindre stressade som chef och för att förebygga negativ stress hos din personal. Allt baserat på senaste forskningen inom neurovetenskap och psykologi.

 

/Maria Gerlofson coach, handledare och facilitator

 

Om författaren

Maria Gerlofson är journalist, ekonom, konsult och ledarcoach. Hon har tidigare skrivit boken Mod – stå upp för dig själv samt Coachboken tillsammans med Anja Lindberg. Hon har länge arbetat med och skrivit om ledarskap och psykologi i flera tidningar och magasin. Sedan 2012 driver hon företaget Act and Grow, som utvecklar individer, grupper och chefer. Maria är också bokredaktör för tidningen Chef.

Drömchef eller stressmakare - 9 vägar till hållbart ledarskap

 

Läs mer om boken här

Post tags

Ta ett steg tillbaka och låt gruppen stå i rampljuset

Arbetsmöten / Kollegor / Ledarskap / Möten / workshop  av Liber
Med facilitering i ditt ledarskap skapar du förtroende framför varje grupp. Du tror på att människor är intelligenta och har förmågan att göra rätt saker. För att få de bästa idéerna från var och en ställer du frågor som stimulerar tänkandet. När diskussionen blir livlig är det du, med dina frågor, som skapar struktur i samtalet.         

Du tror även på att grupper kan fatta bättre beslut än någon som gör det ensam. Och, du vet att gruppen behöver ditt stöd att fatta rätt beslut av hög kvalitet. För att klara uppgiften erbjuder du gruppen processverktyg. De är också ditt stöd när du steg för steg leder gruppen genom processen. Med färdigheter i facilitering utnyttjar du individen, gruppen och verktygens samlade potential.

Ditt ledarskap kan stå och falla med hur skicklig du är att ställa frågor. Klargörande frågor som belyser otydligheter och fördjupar diskussionen finns alltid med i din frågebank. Specifika frågor som börjar med VAD eller VILKA är att föredra. Frågor som börjar med HUR och VARFÖR bör undvikas. Med parafraser hjälper du andra att utveckla sina tankar. Lyhördhet är ditt adelsmärke för att skapa förståelse för vad som sägs och vad som uttrycks i diskussionen.

Du tillåter inte bristande engagemang, motsättningar och cyniska yttrande i gruppen. Ditt agerande leder till att den enskilde gruppmedlemmen inser konsekvenserna av beteendet. Du hjälper gruppen att formulera spelregler för acceptabla gruppnormer. Med facilitering bygger du relationer och lägger grunden till ett team.  

/Krister Forsberg

Hämtat från 3:e upplagan av Workshops och arbetsmöten – Verktygslåda för produktiva möten

Om författaren

Krister Forsberg är kurslärare, föreläsare, författare och facilitator. Han har tidigare arbetat på Ericsson där han ingått i ledningsgrupper. Krister har skrivit ett flertal böcker, bland annat Målbaserat ledarskap och Leda genom mål. Tillsammans med Björn Karlsson har han även skrivit Mötesledarguiden.

Workshops och arbetsmöten

Läs mer om boken här

Post tags

Alla vill ha lojala kunder

Affärsstyrning / Kund / Möten  av Redaktionen

 

De flesta företag är mycket koncentrerade på sina produkter i strävan att nå lojala kunder. Man gör reklamkampanjer och fint utformade utskick. Allt detta är mycket viktigt och trevligt för kunderna. Det elektroniska verkar vara i centrum, men effekten av allt man gör borde vara det mest intressanta i företag. Är det så? Hur är det med effekten på kundlojaliteten av allt man gör i företag?

Öppningsgraden på det som skickas ut elektroniskt är en form av lojalitet och den är slående låg överlag. Mottagarlistan, kunderna, är däremot mycket stor. Här finns ett stort arbetsfält. Utskicken finns, mottagare finns, men de som öppnar och läser kan bli många fler.

Detta med utskick och öppnande och klickande testade vi på Telia i ett 3-årigt projekt och fick otroligt positiva resultat genom att omforma texten utifrån logiken kring aktiva och passiva kunder. Vi byggde kommunikationen på vår förståelse kring kundernas bytesbeteende, som vi fått genom att enträget följa dem under många år. Detta gav insikten om att kunderna kan delas in i två stora grupper; aktiva och passiva.

Telia skrev själva om vårt samarbete. Du kan läsa om det här >>

Det är tiden mellan kundmöten som är intressant, där sker så mycket hos kunderna. Kundernas åsikt kan variera mycket mellan två kundmöten. Utan att man också tar med den tiden i förståelsen av kundrelationen tappar man en stor del av kundrelationsförståelsen. Förståelsen är inte statisk därför måste angreppssättet vara dynamisk; annars tappar man mycket av förståelsen.

Läs mer om Lojala kunder här >>

Om författaren
Inger Roos är docent i företagsekonomi vid CTF, Karlstad universitet och konsult vid I & H Roos Ab Oy, Finland.

 

Post tags

Har du förmågan att släppa loss kraften i gruppen och agera direkt när gruppen tappat kraften?

Ledarskap / Möten  av Redaktionen

Om du är gruppfacilitator är det extra viktigt att förstå vad du kan göra för att utveckla gruppen. Har din grupp nått samhörighetsfasen? Finns det dolda konflikter i gruppen? Vad kan du som facilitator göra för att gruppen ska mogna snabbare?  Om du är mötesledare eller gruppfacilitator har du en rad frågor att ta ställning till. Kommer du att leda en grupp mötesdeltagare som redan känner varandra väl? Är det en homogen eller heterogen grupp? Finns konflikter mellan några av mötesdeltagarna?

Låt oss titta närmare på två heterogena grupper där gruppdynamiken borde vara stor. Den ena gruppen har helt tappat kraften. De uppnår aldrig ”Samhörighetsfasen” utan söker sig till ett lugnt läge av gemytlighet för att undvika meningsskiljaktigheter. Den andra gruppen har genomgått en helt annan utveckling. I inflytandefasen har roller och ansvar klargjorts, spelregler har etablerats tidigt och målet för gruppen är tydligt. Snabbt tar gruppen sig vidare till ”Samhörighetsfasen”.

Oavsett vilken ledarroll, inom gruppen, du har behöver du kunskaper i grupprocesser och färdigheter i facilitering för att gruppen ska utvecklas positivt. Du tillåter inte motsättningar och cyniska yttrande i gruppen. Du ingriper direkt när gruppen tappar kraften och vidtar åtgärder som gör gruppen effektiv igen.

När alla förstår att det är olikheterna inom gruppen som skapar framgång, måste de också lära sig att värdesätta varandras olikheter och vara villiga att kompensera för varandras ”svaga sidor”.

Ingen är perfekt, men en grupp kan bli det.

/Krister Forsberg

 

Läs mer om Workshops och arbetsmöten här >>

Om författarna
Krister Forsberg är facilitator, kursledare och expertkonsult. Han har tidigare arbetat på Ericsson där han ingått i flera ledningsgrupper. Idag driver han egen verksamhet med inriktning på ledarskap och facilitering. Krister har tidigare skrivit ”Målbaserat ledarskap” och ”Leda genom mål”.

 

Sida 1 av 3123