Stress hindrar oss från att lära nytt och utvecklas

Vill du vara en drömchef eller en stressmakare?

De flesta chefer vill självklart inte göra så att medarbetarna blir utmattade. Samtidigt är det lätt hänt att bli en stressmakare, även om du har goda föresatser och vill väl.

Arbetslivet har blivit allt mer slimmat och effektiviserat, samtidigt som antalet sjukskrivningar för utmattning och psykisk ohälsa ökat dramatiskt. Till alla chefsuppgifter som lagts till på senare år, har nu chefer även fått ett större ansvar för att skapa en bra psykosocial arbetsmiljö och förebygga stress hos sig själva och andra.

Negativ stress hämmar utvecklingen, både hos individer och organisationer. Stressade människor är varken produktiva, engagerade eller nydanande. De kämpar för att hålla näsan ovanför vattenytan och att göra vad som krävs för att verksamheten ska fungera från dag till dag.

Bristande ledarskap har angetts av arbetsmiljöverket som en viktig faktor för medarbetarnas hälsa. Vi vet alla att ett gott ledarskap förebygger stress och ger medarbetare som är engagerade, produktiva och hållbara. Men ofta är även chefer stressade och hinner inte vara de goda ledare de vill vara. Möten, mejl, telefon och administration tar mycket kraft och tid. Ofta är cheferna mer stressade än medarbetarna. Kraven känns tyngre än förmågan att möta dem.

De nio vägarna till hållbart ledarskap är bland annat att vara tydliga med mål, arbetstider och förväntningar, ge mycket konkret positiv feedback, ha reflekterande pauser och skapa kreativa bejakande team. Med hjälp av de nio vägarna kan du skapa en god arbetsmiljö där alla mår bra, inklusive du själv, och där ni når era mål med verksamheten utan att rusa in i väggen.

/Maria Gerlofson

 

Om författaren

Maria Gerlofson är journalist, ekonom, konsult och ledarcoach. Hon har tidigare skrivit boken Mod – stå upp för dig själv samt Coachboken tillsammans med Anja Lindberg. Hon har länge arbetat med och skrivit om ledarskap och psykologi i flera tidningar och magasin. Sedan 2012 driver hon företaget Act and Grow, som utvecklar individer, grupper och chefer. Maria är också bokredaktör för tidningen Chef.

Drömchef eller stressmakare - 9 vägar till hållbart ledarskap

 

Läs mer om boken här

Led med mål och kom i mål!

”Jag behöver inte ha utvecklingssamtal med mina medarbetare, vi pratar ändå varje dag”, sa chefen på företaget där jag hade mitt senaste uppdrag. Jaha, tänkte jag och frågade: "Hur sätter ni era mål och hur vet ni när ni faktiskt är i mål? Hur arbetar ni med rollfördelning, processer och återkoppling?" Jag fick aldrig något svar.

Så här funkar det på många arbetsplatser runtom i landet, kanske runt om i världen för den delen. I vissa branscher i större utsträckning än i andra. Ofta handlar det om okunskap, att man inte ser tydliga effekter av genomfört arbete eller att man inte har tålamod att se vilket värde en noggrann planering och strategi faktiskt genererar. Då är det inte konstigt att medarbetare tappar motivation, engagemang och lust när man inte kan märka någon tydlig skillnad.

Att arbeta med mål, som är det centrala syftet med utvecklingssamtal, är ett långsiktigt och ibland omotiverande arbete. För ofta vill man se resultat på en gång.

Därför är det viktigt att skapa mål på olika nivåer. Mål på kort sikt och mål på lång sikt. Övergripande mål som bryts ner till greppbara delmål. En utmärkt plattform att använda sig av vid målarbete, är just utvecklingssamtalet och dess funktion som verksamhetsmässigt styrinstrument.

När man arbetar med mål kan man aldrig släppa blicken från företagets övergripande mål. Men ofta är dessa så pass omfattande att det blir omöjligt för den enskilde medarbetaren att förstå sin roll i målarbetet och förstå vad den egna arbetsinsatsen faktiskt bidrar till.

Som chef har du därför en viktig uppgift – att på ett enkelt och tydligt sätt visa på syfte, funktion och mål och det görs lämpligen under ett utvecklingssamtal.

Ofta sker dessa samtal på årlig basis. Räcker verkligen det? Hur vet ni då att målen ni satt är relevanta? Nej, ett utvecklingssamtal per år är på tok för lite. Vissa företag har utvecklingssamtal så ofta som en gång i månaden. Det vill jag slå ett slag för.

/Sara Roos

 

Om författaren

Sara Roos har en bakgrund som konsult inom hotell- och restaurangbranschen. Hennes fokus har legat på strategi, styrning och förändringsarbete samt på hur individer och organisationer hanterar oförutsedda störningar. Målstyrning genom utvecklingssamtal är hennes första bok i ämnet. Sara är idag verksam inom yrkeshögskolan med inriktning mot affärsutveckling och kvalitetsarbete.

Målstyrning genom utvecklingssamtal

Läs mer om boken här

Ta ett steg tillbaka och låt gruppen stå i rampljuset

Med facilitering i ditt ledarskap skapar du förtroende framför varje grupp. Du tror på att människor är intelligenta och har förmågan att göra rätt saker. För att få de bästa idéerna från var och en ställer du frågor som stimulerar tänkandet. När diskussionen blir livlig är det du, med dina frågor, som skapar struktur i samtalet.         

Du tror även på att grupper kan fatta bättre beslut än någon som gör det ensam. Och, du vet att gruppen behöver ditt stöd att fatta rätt beslut av hög kvalitet. För att klara uppgiften erbjuder du gruppen processverktyg. De är också ditt stöd när du steg för steg leder gruppen genom processen. Med färdigheter i facilitering utnyttjar du individen, gruppen och verktygens samlade potential.

Ditt ledarskap kan stå och falla med hur skicklig du är att ställa frågor. Klargörande frågor som belyser otydligheter och fördjupar diskussionen finns alltid med i din frågebank. Specifika frågor som börjar med VAD eller VILKA är att föredra. Frågor som börjar med HUR och VARFÖR bör undvikas. Med parafraser hjälper du andra att utveckla sina tankar. Lyhördhet är ditt adelsmärke för att skapa förståelse för vad som sägs och vad som uttrycks i diskussionen.

Du tillåter inte bristande engagemang, motsättningar och cyniska yttrande i gruppen. Ditt agerande leder till att den enskilde gruppmedlemmen inser konsekvenserna av beteendet. Du hjälper gruppen att formulera spelregler för acceptabla gruppnormer. Med facilitering bygger du relationer och lägger grunden till ett team.  

/Krister Forsberg

Hämtat från 3:e upplagan av Workshops och arbetsmöten – Verktygslåda för produktiva möten

Om författaren

Krister Forsberg är kurslärare, föreläsare, författare och facilitator. Han har tidigare arbetat på Ericsson där han ingått i ledningsgrupper. Krister har skrivit ett flertal böcker, bland annat Målbaserat ledarskap och Leda genom mål. Tillsammans med Björn Karlsson har han även skrivit Mötesledarguiden.

Workshops och arbetsmöten

Läs mer om boken här

Styrning och mänskliga tillkortakommanden

Sveriges Riksbanks pris i ekonomisk vetenskap till Alfred Nobels minne gick i år till en ekonom vars forskning handlar om mänskliga tillkortakommanden. Vi ser redan idag att de organisationer som utvecklar sina processer för planering och beslutsfattande i samklang med såväl affärsrytm som mänskligt beteende når bättre resultat. Än så länge är dessa organisationer i minoritet, men kanske är erkännandet av Richard M Thalers forskning precis det som behövs för att knuffa majoriteten i rätt riktning.
 
Sveriges Riksbanks pris i ekonomisk vetenskap till Alfred Nobels minne gick i år åter till en ekonom vars forskning handlar om mänskliga tillkortakommanden. Han får ekonomipriset för att ha ”inkorporerat psykologiskt realistiska antaganden i analyser av ekonomiskt beslutsfattande”. I motiveringen skriver Kungliga vetenskapsakademin att Thaler ”utforskat konsekvenser av begränsad rationalitet, sociala preferenser och brist på självkontroll” och hur dessa faktorer påverkar både privatekonomiska beslut och marknader.
 
Vi är uppenbarligen inte så rationella som de teorier vi lär oss i skolan vill göra gällande. Vi värdesätter som exempel våra egna saker och områden högre än andras och söker på olika sätt legitimera våra beslut oavsett om informationen för beslutet är irrelevant eller om mönster är felaktiga. Vi är påverkade av våra hjärnor som allt för ofta agerar impulsivt, myopiskt (närsynt) och manipulativt. Våra preferenser är inkonsekventa och vi är mer otåliga i det korta perspektivet än i det långa. Vi föredrar som exempel ett beslut som innebär att vi får behålla 90 procent före ett beslut där vi förlorar 10 procent trots att de två alternativen är identiska. Vi föredrar också 100 kronor idag framför 110 nästa vecka, samtidigt som vi föredrar 110 kronor om 52 veckor före 100 kronor om 52 veckor.

 
Jag frågar mig om uppmärksammandet av Thalers forskning kommer att bidra till att utveckla hur vi styr och leder våra företag och organisationer utifrån den nu erkända vetenskapen om vårt mänskliga beteende. Pristagaren Richard M Thaler menar ju att det går att knuffa (nudge) eller påverka våra beteenden för att bli mer effektiva och rationella i vårt beslutsfattande genom att utveckla sättet att tänka och de processer som stödjer våra planer och handlingar.

 
Låt oss titta lite närmare på det mest framträdande ekonomiska styrmedlet – den traditionella budgetprocessen. En process som i sin själva utformning förstärker vår tendens till kortsiktighet och uppmuntrar till manipulativa beteenden. Som exempel kommer en chef som har en kostnadsbudget alltid vilja förbruka alla resurser som tilldelats eftersom sannolikheten då ökar för att få samma tilldelning eller högre nästa år. Den som har en försäljningsbudget kommer på samma sätt alltid vilja förhandla ned budgeten (målet) så att det blir lättare att nå. Om försäljningen och eventuellt bonustak är uppnått kommer hen försöka flytta försäljning till nästkommande år för att få en bra start på året. Den som når sin budget (prognos) visar dessutom att den är bra på att prognostisera och bra på att leda, vilket ökar sannolikheten för att lyckas i framtida förhandlingar.

Decembereffekten som uppstår i många organisationer är bara ett exempel som i ett längre perspektiv leder till sämre prestationer av medarbetare och minskad avkastning till ägare och finansiärer. Budgetspelet kan alltså verka rationellt, men saknar bevisligen helt förankring i verkligheten. En chef som baserar budgeten på fakta och realistiska antaganden riskerar minskade anslag, viket reducerar ansvar och makt.

Styrning handlar om att påverka beteenden och för att göra det krävs att de traditionella styrmodellerna baserade på antaganden om rationalitet utmanas. Om modellerna utmanas och utvecklas är förhoppningen att våra planer och beslut kan leda till handlingar som är mer förankrade i dagens komplexa verklighet. Vi ser redan idag att de organisationer som utvecklar sina processer för planering och beslutsfattande i samklang med såväl affärsrytm som mänskligt beteende når bättre resultat. Än så länge är dessa organisationer i minoritet, men kanske är erkännandet av Richard M Thalers forskning precis det som behövs för att knuffa majoriteten i rätt riktning.

/Knut Fahlén

 

Om författaren

Knut Fahlén är verksam som managementkonsult på Ekan Management och har doktorerat i företagsekonomi. Sedan 2010 är han aktiv som föreläsare och inspiratör inom området Beyond Budgeting och nätverket Beyond Budgeting Round Table (BBRT).

Beyond Budgeting i praktiken

Läs mer om boken här

Omedvetenheten är det största hotet mot förändringsvilja

Utdrag ur boken Hela bilden av Azita Shariati:

Jag skulle hinna jobba femton år inom Sodexo, på en lång rad olika chefsbefattningar, innan jag blev varse att min ålder, mitt kön och mitt tidigare medborgarskap kunde upplevas som faktorer som har påverkat mitt avancemang inom företaget. Innan dess hade jag aldrig någonsin tänkt på att jag skulle ha blivit företagets vd för att jag är relativt ung, kvinna eller född i ett annat land. Jag har jobbat hårt, lagt ner min själ i mitt arbete, utvecklat mitt ledarskap, stöttats, fått chanser och tagit dem.

Men så fick jag, under en intervju med Sveriges Radio frågan som gjorde mig helt paff, som för första gången ställde mig inför känslan att jag var annorlunda. ”Hur känner du kring att du lyckats som kvinna och invandrare i den ledningsgrupp du just blivit ansvarig för?” frågade reportern. Jag var, och är fortfarande, övertygad om att jag fick min roll på grund av kompetens. Men plötsligt ifrågasattes den. Lyckligtvis kunde jag snabbt hämta mig från frågan, men den gjorde mig uppmärksam på något som jag tidigare inte riktigt förstått vidden av: människors fördomar. ”Om den här reportern har den här fördomen, hur ser det då inte ut hos alla andra?” tänkte jag. Det är att placera människor i boxar. Vi gör det hela tiden. Den som får reda på att jag kommer från Iran kanske tänker ”jag känner ju en annan person från Iran”. Sedan överförs den andra iranierns egenskaper på mig. ”Om hon är från Iran så står hon för det här, då tänker hon på det här sättet.” Men alla som kommer från samma land är inte lika alla andra som kommer därifrån. Det är så banalt att det nästan tar emot att skriva. Men likväl har vi fördomar. Och många av oss tillskriver andra människor egenskaper utifrån varifrån de kommer, vilket kön de har eller hur de ser ut.

Fördomar handlar inte om ondska. Det handlar snarare om rädsla. Och hjärnans strävan efter att göra världen så begriplig som möjligt till en så liten energikostnad som möjligt. Hjärnan vill hellre att vi ska jämföra upplevelser med sådant som vi känner till sedan tidigare än att vi ska försöka föreställa oss något helt nytt. Det nya är okänt, det gamla känner vi till. Ibland när jag pratar med människor om fördomar och förutfattade meningar brukar jag använda mig av ett exempel: jag berättar om en av mina medarbetare, som är lokalvårdare och som trivs bra med sitt jobb. Hen har arbetat hos oss i nästan tio år och älskar sitt jobb och sprider glädje omkring sig. Sedan ställer jag frågan: ”Vem ser ni framför er, kan ni beskriva personen?” Ofta blir det tyst och ingen svarar. Jag fortsätter och frågar: ”Såg ni Johan, 42 år, framför er?” Blickarna fastnar i golvet, tystnaden fortsätter. Johan passar inte in i boxen ”lokalvårdare”. Många är inte medvetna om sina fördomar. Omedvetenheten är det största hotet mot förändringsvilja.

 

Om författaren

Azita Shariati kom till Sverige utan nätverk och utan att kunna språket. Idag är hon vd för Sodexo i Sverige, ett av världens ledande service managementföretag. Hon har blivit utsedd till Sveriges mäktigaste affärskvinna av Veckans Affärer, Årets superkommunikatör av tidningen Resumé och vunnit Inspirational Role Model of the Year på European Diversity Awards. Hela bilden är hennes debutbok.

Hon har skrivit boken tillsammans med Fredrik Emdén.

En vägledning för att frigöra företagets fulla förmåga

En förutsättning för allt policyarbete är att man har kunskap om vad man vill åstadkomma med en viss policy och förstår hur den ska anpassas till organisationen. Dessutom behöver man veta vad som krävs av information och utbildning för att nå önskat resultat. Till sist krävs en insikt i att policyer behöver harmonisera med företagets verksamhetssystem och att de utgår från, och bidrar till att forma den kultur som är så avgörande för företagets framgång.

Ett alternativ till de dokument som föreslås är att genomföra en ISO-certifiering, kanske till någon standard för informationssäkerhet, miljö eller kvalitet. Införandet är vanligen en årslång process. Revisorer gör därefter årliga genomgång av att rutinerna upprätthålls. Det är en dyrbar process som starkt ingriper i företagets övriga verksamhet. Många är inte intresserade av att gå den vägen. De kan genom Policyhandboken få stöd och vägledning för att utveckla egna regelverk med likartat innehåll. Men behovet av information och utbildning är detsamma oberoende av om valet faller på certifiering eller införande av egna regelverk.

När frågan om certifiering kommer upp är det ett uttryck för att ledningen anser att det valda området ska vara i centrum för uppmärksamheten. Certifiering bygger på antagandet att beteende i organisationer kan styras med hjälp av standardiserade manualer, blanketter och information samt dokumentation av att rutinerna följs.

Det lyckas vanligen, men det är ofta en mödosam process innan de anställda verkligen tar till sig betydelsen av att leva upp till ambitionerna med certifieringen. De måste nämligen införliva dem med sina värderingar. Men de administrativa rutinerna står på många sätt i vägen för ett sådant införlivande. Det är först när idéerna inlemmats i värdegrunden som de får genomslag i organisationens beteende. Det paradoxala är emellertid att då behövs certifieringen inte längre annat än som bevis inför omgivningen att företaget har rutiner som lever upp till de krav som certifieringen ställer.

Resonemanget visar det centrala temat i boken, nämligen samspelet mellan styrande dokument i form av policyer, riktlinjer, anvisningar och instruktioner och den kultur eller värdegrund som finns i företaget samt hur de alla måste samverka med företagets verksamhetssystem.

Läs mer om Policyhandboken här >>

Om författaren
Författaren Gustaf Wettergren är civilekonom och har varit verksam inom bland annat Johnsonkoncernen, Marabou, Telia Mobile och Svenska Spel. Boken bygger på erfarenheter från ett långt yrkesliv som ekonomiansvarig i både stora och små företag.

Sida 2 av 1712345...10...Sista »