Coachande chefer ger bättre feedback, del I

Svenska chefer är påtagligt dåliga på att ge feedback. Enligt en ny studie av Simon Elvnäs, doktorand på KTH, där man studerat mer än hundra chefer inom en stor bredd av verksamheter och branscher, tror chefer att de ägnar kring 40 procent av sin tid åt att berätta för medarbetarna hur de utför sina jobb, vad som är bra och vad som kan förbättras, men sanningen är en annan: endast 0-2 procent av chefens tid ägnas åt feedback!

Detta ger problem, både för effektiviteten och för arbetsklimatet. Om chefen bestämmer, men kommunicerar otydligt, blir det fel, och medarbetarna blir vilsna och tappar sugen. I det sammanhanget vill vi lyfta fram coaching som ett utmärkt ledarverktyg och ett bra svar på behovet av tydlig kommunikation och feedback.

Varför ge feedback?
Människan behöver uppmärksamhet. Vi växer och utvecklas när andra ser oss. Dessutom är det enormt svårt att både utföra ett jobb och samtidigt se sig själv utifrån och bedöma vad som går bra och hur det kan förbättras. När vi inte får feedback så skapar vi våra egna uppfattningar, om hur jobbet går och vad andra tycker om oss. Och de är oftast inte sanna. Det finns solid, närmast övertydlig, forskning som ända sedan slutet av 1920-talet har visat hur viktig feedback är. Alldeles i dagarna rapporterade Chefstidningen Position att i deras chefspanel på 833 personer säger 66 procent att de får otillräcklig feedback av sina chefer. Och den feedback de får är i regel så allmän att den är oanvändbar (”Bra jobbat!”). En annan aktuell studie visar tydligt att feedback är välgörande för den psykiska hälsan, arbetstillfredsställelsen och engagemanget på jobbet.

Det finns säkert många anledningar till att chefer inte ger så mycket feedback som deras medarbetare – och de själva – tycker behövs. De två vanligaste är att det känns ovant, vilket lätt tolkas som att det är fel på något sätt, och att man inte hinner, man är så upptagen med att lösa problem här och nu att man inte tar sig tid att göra det som behövs för att slippa brandkårsutryckningar i framtiden.

Varför ska chefer coacha?
Det pratas mycket om coaching: jobbcoaching, idrottscoaching, livscoaching … många begrepp och ganska stor förvirring. Det beror bland annat på att coaching betyder olika saker. Det är en egen teoretisk och akademisk disciplin, ett eget yrke men också en metod som kan användas i andra yrken, av chefer, lärare, föräldrar, med flera. För chefer innebär coaching helt enkelt: Att hjälpa medarbetaren att hitta egna lösningar på sina problem och ta ansvar för dem.

Det mest självklara skälet för chefer att bli mera coachande är att åstadkomma bättre resultat i verksamheten. Forskning och erfarenhet visar nämligen på många specifika positiva effekter av att chefer coachar. De viktigaste är:

• Coaching utvecklar medarbetarna. Med coaching växer medarbetarna, de lär sig nya saker, blir mer självständiga och tar större ansvar.
• Coaching frigör chefen. Att coacha sina medarbetare är en investering i tid. Ju mer medarbetarna utvecklas och tar ansvar, desto mer tid frigörs för chefen.
• Coaching utvecklar klimatet på arbetsplatsen. Coaching handlar om kommunikation. När chefen coachar sina medarbetare blir resultatet fördjupad kommunikation, ökad tillit och större möjligt att ge och ta emot utmaningar. Detta sprids på arbetsplatsen.

Feedback är en del av att coacha
För att kunna coacha måste chefer träna sin förmåga att kommunicera. Några av de viktigaste verktygen är:

• Att lyssna. För att kunna ge feedback och föra coachande samtal behöver man lyssna, på djupet. Det är svårare än man kan tro att vara riktigt närvarande och inte upptagen med andra frågor, mejlen eller sig själv.
• Att klargöra. Feedback måste vara tydlig för att fungera och coaching tränar chefer att klargöra det de hör, det vill säga att reda ut, förtydliga, förklara och definiera.
• Att vara tydlig. Det räcker inte att förstå tydligt, varken när man ger feedback eller när man coachar, man måste också kunna uttrycka sig tydligt – klart, enkelt och kortfattat. Annars går budskapet inte fram.
• Att vara icke-värderande. Det är extremt viktigt att feedback handlar om fakta, om vad medarbetarna gör och vad det får för konsekvenser (goda, dåliga eller neutrala). Även coaching bygger på att chefen inte värderar medarbetarens problem eller hinder, utan lyssnar och speglar så att medarbetaren kan ta egen ställning

Med andra ord: vill du bli bättre på att ge feedback (och det borde du vilja) så kan du bli det genom att träna dig på att coacha dina medarbetare. Tips på hur man kan träna coaching och ge feedback får du i ett kommande inlägg här på IKARRIÄREN.

Lena Sobel & Søren Holm
www.sobel.se | www.mastercoach.se

Vill du veta mer om coaching och feedback, läs då boken “Chefen som coach” som du hittar HÄR.