Vad är våra mötesrum till för?
Komplexare arbetsuppgifter och nya arbetssätt medför att vi måste ha fler arbetsmöten, men dagens mötesrum saknar ofta de nödvändigaste praktiska förutsättningar för produktiva möten. Vanligtvis är mötesrummen exempel på där funktion och nytta får ge vika för snyggt profilerad design. Man skulle kunna tro att styrelserummet är förebilden för hur mötesrummen ska se ut – ett enda avlångt bord mitt i rummet som mötesdeltagarna samlas runt. Med den lösningen är det svårt att skapa ett bra möte där alla är med och bidrar till resultatet. Mest problematiskt blir det för mötesledaren som i sin roll även ska skapa engagemang och entusiasm hos deltagarna.
Hur mötesrummet ser ut påverkar som sagt i högsta grad mötesklimatet, vilket får negativa konsekvenser både för deltagarnas engagemang och för mötets resultat.
Varför ska vi då ha möten?
Jo, vi har möten när vi behöver:
- lösa uppgifter tillsammans som vi inte kan göra på egen hand
- dela me
d oss av information och få tillgång till nya kunskaper
- få full acceptans kring ett beslut
För att kunna uppfylla dessa behov behöver vi beakta ett antal aspekter:
Det bästa vore om mötesrummen utrustades med flera mindre bord som är lätta att flytta. För 6 till 12 mötesdeltagare är det lämpligast med U-sittning. Alla mötesdeltagare kan då få ögonkontakt med varandra för att lättare ställa frågor, lyssna aktivt, försöka förstå och reflektera tillsammans. Detta är en viktig förutsättning för att skapa en god dialog. Det ger också en bättre dynamik mellan mötesdeltagarna. Mötesrum med ett enda stort bord upplevs vara mer formellt. Det förhindrar ögonkontakt med den man vill prata med. Alla måste ju sitta vid samma avlånga bord!
Mötesdeltagarna behöver kunna se det framväxande resultatet för att lättare ta rätt beslut, men mötesrummen saknas ofta väggytor som är lämpliga att hänga arbetsmaterialet på.
Rum för produktiva och meningsfulla möten kräver inte någon dyr utrustning. Med flera mindre bord och lätta stolar kan mötesarenan skräddarsys efter behov. Om det dessutom finns en liten hylla i rummet med Post-It-lappar och annat arbetsmaterial är mötesrummet väl utrustat.
Krister Forsberg – www.kristerforsberg.com
