Upphandling utan dialog ger sämre anbud

Är upphandling en dröm eller mardröm för dig? Oavsett vilken finns det alltid en förklaring till varför du hamnat där du är. Vilket scenario känner du igen dig i och hur har du kommit dit? 

Ser din dag ut så här…Läge A
Du är den lyckade upphandlaren som studsar upp ur sängen varje morgon av glädje för att ännu en ny dag få jobba med offentlig upphandling. Du har en självklar plats i ledningsgruppen och får gehör för de viktiga upphandlingsfrågorna. Tack vare e-faktureringssystem så vet du att alla fakturor betalas korrekt, och inte alls om de inte stämmer. Dina kollegor i verksamheten är intresserade av upphandling, eller den ”goda affären” som det normalt kallas på ditt jobb. Rätt personer engagerar sig när det är dags för upphandling, det vill säga rätt kompetenser samverkar både före, under och efter upphandlingen. De har tid för detta.Det förs en bra dialog med leverantörerna och det belönar sig på flera sätt; man får in en tillräcklig mängd anbud som både är välskrivna och korrekta. Detta belönar sig i de upphandlade avtalen; priserna gäller som ni kommit överens om, det kommer inga överraskningar. Men även leverantörerna är nöjda, för de tjänar tillräckligt med pengar på affären.

Politikerna stämmer regelbundet av hur upphandlingen leder till uppsatta mål, eftersom det finns ett klart mål med vad ni vill uppnå med affärerna. Överprövningar är sällsynta och när de inträffar så förlorar alltid leverantören. De flesta problem lyckas ni lösa med hjälp av dialog.

Eller är din dag annorlunda… Läge B

Du är upphandlaren som plågar dig upp ur sängen på morgonen och undrar hur det ska gå. Det är ju bara tisdag, men det känns som om du jobbat hela veckan redan och semestern har precis tagit slut. Hur ska det här gå? Hela hösten kvar…

Det är ett ensamt jobb. Du får lösa allt själv, ingen att bolla frågor eller idéer med. Du är motarbetad i din organisation och upphandling är något negativt som bara hindrar köparen och driften av verksamheten. Samtidigt tycker alla att just deras upphandling är den viktigaste och måste bli klar först.

Du tittar på skrivbordet och undrar var du ska börja? Ska du ta den största upphandlingen? Eller den som står överst på listan? Eller ska du göra som vanligt och börja med dem vars beställare står närmst skrivbordet och skriker?

Du har ingen dialog med leverantörerna och får knappt in några anbud alls, vilket de också vet och därför lämnar höga priser. Överprövningar är vanliga, men dessa får du ta när det finns tid. Politikerna tycker inte att det här är en prioriterad fråga.

Vilken av dessa världar lever du i? Vilken skulle du vilja leva i? Vad har den ena upphandlaren lyckats med, som den andra inte har? Vad krävs för att lyckas med det som Läge A visar?

De som har en löpande dialog med sina leverantörer lyckas bättre med sina affärer. En förutsättning är att ha förståelse för marknaden och vad som gör en affär attraktiv. Utan en plan för dialog, både internt och externt, är risken stor att du hamnar i läge B. Hur kommer ditt nästa upphandlingsår att se ut? Vart är du på väg, vart vill du gå? Det är något att fundera på under julledigheten.

Lycka till med affärerna!

Magnus Josephson
contact@magnusjosephson.se
Telefon +46 (0)8 – 678 10 20