Förmågan att ställa rätt frågor

Din framgång som mötesledare står och faller med hur pass skicklig du är på att använda frågor. Det är med frågor som du stimulerat tänkandet och väcker intresse hos mötesdeltagarna. Tillsammans med olika relevanta verktyg skapar du engagemang och delaktighet. Du utmanar gruppens samlade intelligens.

Det finns Ja- och Nej-frågor som ger Ja- och Nej-svar. Inget mer. Exempel: Är ni med på vad som ska göras? Om du är intresserad av mötesdeltagarnas åsikter (och det är du väl?) borde du istället fråga något i stil med: Vad tycker ni att vi ska göra – vad är er bild av vad vi ska åstadkomma idag?

Från mötes inledning till dess avslutning använder du frågor för att …

• skapa förståelse för vad som ska göras och vad som ska åstadkommas: Kan någon ge sin bild av vad vi ska åstadkomma idag?
• skapa och bevara ett bra mötesklimat: Vad ska till för att det här mötet ska bli så bra som möjligt?
  klargöra eventuella otydligheter: Kan du utveckla mer vad du menar? eller Kan du bli mer specifik?
• förstå vad som händer: Är vi på rätt väg? eller checka av med gruppen: Hur är tempot?
• hantera ”störande” beteenden, till exempel någon som suckar eller himlar med ögonen när andra kommer med förslag: Det verkar som om du inte håller med. Hur tänker du?
• förtydliga din sammanfattning: Hur kan vi omsätta detta i verksamheten?
• hjälpa gruppen att ta rätt beslut: Vad blir konsekvenserna om vi beslutar detta? Vad händer om vi inte …?
• skapa konsensus kring resultatet: Har vi nu ett resultat som alla kan ställa sig bakom? Kan ni reflektera en stund var och en innan ni svarar?
• fördela ansvaret för mötets resultat: Vem tar ansvar för resultat A? eller helt enkelt låta gruppen beskriva nästa steg: Vad är nästa steg?
• få återkoppling på själva mötet: Har ni några idéer hur vi kan förbättra våra möten?

Många frågor är på förhand givna som när du till exempel använder verktyg för att göra Omvärldsanalys, Orsak-verkananalys, Riskanalys, osv. Till omvärldsanalysen hör frågan: Vilka trender och händelser måste vi agera på? Dessa frågor är beprövade och specifika för uppgiften.

Om en grupp är ny och det är första gången som de ska arbeta tillsammans kan du inledningsvis ställa frågorna: Vilka förhoppningar har ni inför uppdraget? och Vilka farhågor har ni inför uppdraget? Använd sedan svaren till att ta fram spelregler för det fortsatta arbetet.

Nyfiken på mer?
Ovanstående är hämtat från Krister Forsbergs och Björn Karlssons nya bok ”Mötesledarguiden”, en koncis och rikt illustrerad handbok för dig som leder möten och snabbt vill åstadkomma en förbättring.
Boken beställer du här. Och här kan du läsa ett smakprov.