Förändring är (kanske) underbart!

Förändring – vad kul, det vill vi vara med om! Nya arbetsrutiner – det har vi längtat efter! Har du hört det förut? Förmodligen inte.

Varför får du oftast istället höra kommentarer som Nej inte nu igen, Det här initiativet kommer säkert att försvinna lika spårlöst som förra gången, Man har tagit in ett gäng konsulter igen. Att dom aldrig lär sig!?

Beror det på att människan i grunden är konservativ? Är en majoritet av Sveriges anställda motståndare till nya arbetssätt? Eller beror det möjligen på att många ledare hanterar förändringar felaktigt och att man driver sina projekt utan hänsyn till psykologiska faktorer?

Svaren på frågorna är inte självklara men att förändring är svårare än vad många tror, det är uppenbart. Undersökningar visar också att deltagarnas positiva inställning är en nyckelfaktor i framgångsrika förändringsprojekt. Entusiastiska medarbetare är en avgörande skillnad mellan framgångsrika organisationer och mindre lyckosamma. Trots detta fokuserar en majoritet av alla böcker om förändring och projektledning på tekniska aspekter. Visst är processer, planeringsmetoder, styrinstrument och centrala dokument viktiga under genomförandet. Men det är lätt att glömma de människor som slutligen ska arbeta i den förändrade verksamheten. Kanske är det dags att uppmärksamma gruppen och människans reaktioner på förändring? 

Det finns ett mönster

Vi vill hävda att det finns ett stort behov av bättre kunskap och nya metoder inom ledarskap och gruppsykologi i samband med förändringar. Det finns ett givet mönster i de individuella rektionerna och i hur grupper reagerar i olika faser av ett förändringsprojekt. Man kan se återkommande teman under förberedelsen, genomförandet samt avslutningen som måste behandlas rätt för att förändringen ska lyckas och medarbetarna bli positivt delaktiga. Med ett genomtänkt ledarskap under projektet läggs också grunden till en förändringskultur i den framtida organisationen.

Den reaktion som oftast hanteras helt felaktigt är motståndet. Motstånd uppstår alltid när en ny idé eller en förändring presenteras första gången. Dina misstag som ledare kan i detta skede leda till ett långvarigt missnöje med förändringen (Det här kommer aldrig att fungera!). I allvarliga fall kan medarbetare komma att motarbeta förändringen och omedvetet sabotera projektet. Om förändringen slutligen misslyckas (Vad var det vi sa!) så ökar klyftorna mellan ledning och medarbetare. En kultur med ”Vi och dem” cementeras (Undra vilka tokigheter den här nya chefen ska hitta på?) och förändringsviljan kommer att bli mindre i framtiden. 

Naturligt motstånd

Om du vill undvika detta måste du förstå att motstånd är en naturlig och spontan reaktion på ett förslag om förändring. Det handlar inte om bra och kloka argument. Det handlar inte så mycket om hur förändringen presenteras. Motståndet finns där i alla fall som en instinktiv första reaktion.

Vad ska du då göra för att bemöta ett motstånd som visar sig när ett nytt initiativ presenteras? Det överraskande svaret är – ingenting! Det handlar inte om att vässa argumenten, höja rösten eller peka med hela handen. Om du kan hålla dig lugn och kall och bara ta emot motståndet utan att bli arg eller upprörd så händer det saker i gruppen. Efter en längre eller kortare tid kommer motståndet att övergå till något annat. När du börjar höra argument som Det här fungerar inte därför att …, Men ni har inte tänkt på… och Vore inte detta en bättre variant?, då har motståndet gått över i en ny reaktion och projektet är redo att gå in en ny förberedelsefas.

Delaktighet ger bättre förändringsprojekt

I denna fas gäller det att verkligen lyssna till de argument som kommer fram. Genom att föra en öppen dialog, utan förutfattade meningar och utan pekande med hela handen, så kommer förändringen att få värdefull input från de som verkligen ska genomföra arbetet. Med deras hjälp kan projektet bli mycket bättre än i det ursprungliga förslaget. Ibland kan också dåliga förändringar stoppas innan de börjar genomföras. Om du lyckas hantera motstånd på detta sätt får du mer lyckosamma projekt och du kommer samtidigt att lära dig mycket om dig själv och ditt ledarskap. Genom att behandla motstånd med respekt och dialog kommer dina medarbetare både att känna sig delaktiga och dessutom faktiskt vara en del i en framtida lösning.

Ett förändringsprojekt kan ses som en vandring genom rum i ett hus där du ska komma från ingång till utgång. Under projektet stöter du som ledare av förändringsprojektet på trösklar som det är ditt ansvar att se till att deltagarna kan ta sig över. Även om du är en vanlig deltagare på förändringsresan har du stor nytta av att känna till vilka reaktioner som är vanliga under olika steg av projektet. Du slipper bli förvånad över ”oförklarliga” reaktioner och kan bidra med kloka förslag som kan hjälpa förändringen framåt.

Ta en resa i ”Förändringens Hus” och lägg grunden till nya lyckade projekt. Med hjälp av ett mer genomtänkt ledarskap kan du vara med om många underbara förändringar i framtiden.

/Erik Alquist & Claes Beckman

Nyfiken på mer?

Läs då Erik Alquists & Claes Beckmans nya bok “Förändringens hus” (Liber) som ger en modell för hur man driver framgångsrika förändringsprojekt.