Alla har ett potentiellt möte i fickan!
Virtuella möten har varit ett löfte länge. Men det är först nu det verkligen har exploderat, och trenden växer! Bakom lyftet står förstås tekniska genombrott. Med en smart telefon eller en platta, så har vi alla idag ett potentiellt möte med oss i fickan. Dessutom finns det så många vinster att göra, dels de vanliga med miljö, pengar och tid, dels ökad flexibilitet och effektivitet
Virtuella möten blir oftast kortare och mer fokuserade än vanliga fysiska möten, därför kan de bli mer effektiva. Det är det enkla svaret. Men det finns också många fler fördelar. Virtuella möten är exempelvis mer flexibla.
Vi har en föreställning om att möten innebär att man ska låsa in alla i ett rum och att ingen får lämna förrän det är klart. Med virtuella möten kan man enkelt ringa in en person för en viss fråga, och behöver då inte bordlägga saken till nästa möte. Det är helt enkelt lätt att få tag på varandra när det handlar om att logga in eller ringa in. Det finns också studier som visar att multitasking kan fungera effektivt i virtuella möten – för man stör inte varandra. Viktigast är nog ändå att vi kan samla människor som finns på olika ställen. Vi kan rekrytera de som är bäst på jobbet, inte de som råkar arbeta närmast. Och det behöver inte innebära internationellt samarbete. Det kan också handla om att kombinera familj och arbete. Jag kunde vara kvar i mitt torp denna semester ett par veckor längre, för att de möten jag hade gick att göra som videomöte. Så jag fick mer semester och sommar, utan att komma efter på jobbet, tack vare virtuella möten.
Den absolut vanligaste missuppfattningen är att virtuella möten inte fungerar. Nästan alla har en historia om hur något blivit knasigt med ett videomöte. Genom dagens, mer enkla teknik är störningarna färre. De risker som finns med virtuella samarbeten och till exempel videomöten går att hantera med bra ledarskap och en ledning som ger bra och tydlig kommunikation. Det som behövs är ”meta-kommunikation”, där man kommunicerar om hur man ska kommunicera. Hur ofta ska vi höras, hur långa möten vill vi ha, vad ska vi ta upp på vissa möten, ska vi dela med oss allt via mejl, hur långa ska mejl vara, hur ska vi visa varandra att vi har tagit del av information? Etc. Man måste också ta tid till att lära känna varandra, att få till småprat och trevligheter, det berömda kittet i sociala relationer. Just i virtuella möten finns det också mycket man kan göra för att få kommunikationen att flyta. En sådan sak är turtagning. När man ska presentera sig fungerar det naturligt genom hur vi sitter kring bordet, men när vi har ett telefon- eller videomöte så behöver den som leder mötet tala om vems tur det är att prata härnäst.
/ Lena Lid Falkman
Om författarna
Lena Lid Falkman är ekon.dr, forskar vid Handelshögskolan i Stockholm, med inriktning på ledarskap, organisation och kommunikation. Hon utbildar regelbundet chefer vid IFL, Handelshögskolan i Stockholm och på SSE Russia samt föreläser ofta på företag, institutioner, myndigheter och i civilsamhället. Läs mer om Lena på hennes hemsida!
Tomas Lid Falkman är IT-specialist med fokus på säkerhet. Under många år var han koordinator och gruppledare för en global arbetsgrupp vid Ericsson. I dag arbetar Tomas som projektledare på en statlig myndighet.
Nyfiken på mer?
Läs då boken “Virtuella möten – Effektiv gränslös kommunikation” som ger konkret handledning kring hur man planerar, inför och genomför virtuella möten. Den bygger både på forskning och på erfarenhetsbaserad kunskap.
