Möten mellan människor
”Byta ett ord eller två gjorde det lätt att gå. Alla människors möte borde vara så.”
Ovanstående citat av Hjalmar Gullberg accentuerar den enkelhet som borde prägla alla våra möten. Ledarskap skulle enkelt kunna definieras som förmågan att få alla att gå i samma riktning och prata med varandra på vägen. Ledarskap och aktörskap utövas ofta i form av möten och därför kan det finnas skäl att uppehålla sig lite kring denna viktiga företeelse i vår vardag.
Själva definitionen på ett möte kan vara att flera aktörer träffas under organiserade former i ett visst syfte. Detta med organiserade former har ibland ytterst varierande definitioner. De möten jag själv upplevt som organiserade har styrts av en stark ordförande med en stark formalia att falla tillbaka på. Kallelser, dagordning och protokoll har blivit rutin och bildat en kultur som alla accepterat. Emellertid har dessa möten inte alltid varit de mest kreativa eftersom den djupare kommunikationen ofta uteblivit.
Kommunikation mellan människor är en av de viktigaste faktorerna för en organisations framgång. Att kommunicera är som bekant svårt.
Möten kan betraktas som en form av organiserad kommunikation. Information skall utbytas och beslut fattas, allt så effektivt och trevligt som möjligt. Just balansen mellan effektivitet och trevnad är ofta avgörande för hur optimalt ett möte blir. För mycket effektivitet och formalia kan slå ihjäl kommunikation, motivation och lusten att kommunicera och då leder detta paradoxalt nog till ineffektivitet. Ett övermått av trevnad leder ofta till för mycket prat och för lite resultat.
Många upplever majoriteten av möten som tidsödande och orsaken är troligen att kommunikationen upphör där pratet tar vid.
En stor del av en tjänstemans tid åtgår till möten. Organisationer som Volvo och IKEA har ägnat stor uppmärksamhet att försöka effektivisera sina möten. Volvo har standardiserat sina möten genom bl.a. utbildning i mötesteknik efter ett visst mönster, och IKEA provade under en tid att alla möten skulle genomföras utan stolar så att de inte drog ut på tiden. Agil projektledning har på senare tid visat att detta kan vara effektivt i vissa situationer.
Anledningen till dessa försök är naturligtvis att tiden idag är ett allt viktigare konkurrensmedel. Om vi kan kommunicera och utbyta information snabbare ökar konkurrenskraften. Om mötestiden kan kortas med några timmar per vecka betyder det mycket för företagets resultat. Att korta mötestiden är dock inget självändamål, eftersom det handlar om att föra över information. Det är kommunikationen som skall effektiviseras!
Att leda möten är att leda människor som skall kommunicera med varandra i ett särskilt syfte. Människan har haft möten sedan vår kommunikation utvecklades genom språk och tal. Det har lett fram till en procedur byggd på erfarenheter framförallt från de senaste två-tre hundra åren. Det finns alltså en del att falla tillbaka på, nämligen det vi i dagligt tal kallar Mötesteknik. I arbetsboken finns en detaljerad genomgång av den rent formella mötestekniken.
Organiserade möten ställer krav på förberedelser, balans, struktur och process.
Forts. följer i nästa inlägg.
Är du intresserad av att läsa mer om boken ”I huvudet på en Chef” eller köpa den?
Besök Libershop.se
