Våga utmana möteskulturen

Möten av Krister Forsberg 26 maj, 201226 februari, 2018

Enkätundersökning visar att ca 80 % av mötesdeltagare upplever att mötena har låg kvalitet och sällan känns meningsfulla. Anmärkningsvärt är att ledningen oavsett organisation fortfarande inte ser detta som något större problem. Kan det bero på att högre chefer ägnar större delen av sin tid i möten? Enlig Wall Street Journal ägnar de högre cheferna 8 timmar om dagen i möten. Svårt att klandra cheferna, som försöker vara närvarande vid alla möten och samtidigt försöker sköta sitt arbete med hjälp av smarta telefoner och laptops.

Genom mina kurser får jag höra från kursdeltagarna, att möteskvaliteten stadigt försämras och att mycket lite görs för att ändra på den dåliga möteskulturen, Det uppskattas att ca 30 % av en verksamhets hela resurser åtgår till möten av olika slag. Det senaste årtiondet har en omfattande effektivisering genomförts inom näringsliv och förvaltning. Hur kan den stora potential till förbättring, som det effektiva och meningsfulla mötet utgör, undgått alla effektivitetsprogram?

Det finns inga tecken på att förändringstakten kommer att minska. Förändringar gör det nödvändigt att ha fler möten för att ventilera svara frågor, arbeta med komplexa uppgifter och ta beslut som är vitala för verksamheten. De organisationer som vågar utmana den egna möteskulturen kommer att ha större förutsättningar att genomföra nödvändiga förändringarna effektivt.

Här följer 7 konkreta förslag som du i rollen som mötesledare kan börja tillämpa direkt:

Det ska alltid finnas en detaljerad agenda med mötets syfte och förväntat resultat. Vad som ska göras under mötet beskriver du som agendapunkter. I sista punkten på agenda tar du upp ”nästa steg” för att skapa en tydlig fortsättning.
Se till att det finns tydliga mötesregler. Sätt upp några regler som till exempel: Vi tar ansvar för resultatet; telefoner och datorer ska vara avstängda. Fråga därefter vilka andra regler som deltagarna vill lägga till.
Sätt upp ett blädderblocksblad på väggen och skriv högst upp ”Parkeringsplats”. Förklara för mötesdeltagarna att här hamnar det som är viktigt, men inte just nu. Glöm inte att ta med vad som parkerats i mötesprotokollet.
Skapa och bevara ett positivt mötesklimat. Det handlar framförallt om att du som mötesledare visar lyhördhet, hanterar beteenden som får konsekvenser för mötet och använder frågor som engagerar, även de tysta.
Håll fokus på förväntat resultat. Sammanfatta då och då så att deltagarna vet var de befinner sig och vad de har uppnått. Stäm av med gruppen om tempot är lagom.
Be deltagarna att utvärdera mötet genom att skriva förbättringsförslag. Fortsätt med utvärderingarna tills deltagarna tycker att mötena är effektiva och meningsfulla.
Sist, men inte minst viktigt, är att du lär dig att använda verktyg som visualiserar vad deltagarnas åstadkommer och som hjälper gruppen att ta rätt beslut på ett strukturerat sätt. Viktiga verktyg är Bikupan, Orsak-verkandiagrammet, Släktskapsdiagrammet, PMI (Plus, Minus, Intressant), N/3 (ett prioriteringsverktyg) och Beslutsmatrisen.