Innovation, kvalitet och verksamhetsutveckling …

Innovation, Kvalitet och Verksamhetsutveckling … Tre begrepp som mycket väl sätter fingret på varför man väljer att ta till sig Lean som strategi för att nå verksamhetens kort- och långsiktiga övergripande mål. Orden är positivt laddade och var och en som befinner sig nära och i gränssnittet med verksamhetens ”kunder” har med sig att det inte handlar om något man gör sporadiskt vid enstaka tillfällen.

Inom ramen för Statens Offentliga Utredningar (SOU) har Innovationsrådet tidigare i år publicerat rapporten: Lean och systemsyn i stat och kommun – förutsättningar, hinder och möjligheter. Av direktivet framgår att rådet specifikt ska studera offentliga verksamheter som arbetar utifrån den verksamhetsfilosofi som benämns lean och de erfarenheter som finns i detta arbete. Denna omfattande rapport har jag läst med stort intresse eftersom den bland annat bygger på ett omfattande intervjumaterial med företrädare för 16 offentliga tjänsteverksamheter i stat och kommun, däribland flera av våra kunder.

Ett delvis motsvarande material avseende privata verksamheter har vi under åren tagit till oss i flera mindre portioner genom de avhandlingar och uppsatser som vi stöttat vid olika universitet och högskolor. Att få vårt arbete belyst utifrån ett forskningsperspektiv är guld värt och ger även våra kunder trygghet i de tjänster vi erbjuder – PDCA!

När nu Innovationsrådet belyst möjligheterna, men även fällorna, när det offentliga Sverige tar till sig ”Lean”  och den därmed förknippade systemsynen på sina verksamheter är det viktigt att förstå vilka erfarenheter man gjort. Angreppssätten har varit väldigt olika. Några av typen ”alla ska med från början”, med stora konsultinsatser där beskrivningen snarast får mig att associera insatsen till traditionella Business Process Reengineering-projekt (BPR). Men det finns flera på andra sidan av skalan där de centrala grundprinciperna inom ett lean tankesätt finns med, med utgångspunkt ifrån ”medarbetarengagemang/delaktighet”. Ett långsiktigt arbete som kräver både kunskap, tid och tålamod.

Visst är det så att det finns de verksamheter som på grund av sin utsatta situation och dramatiskt förändrade villkor behöver översyn av annan karaktär innan man har växlat in verksamheten på ”rätt spår” för att ta sig an ett mera genuint och insiktsfullt förbättringsarbete med de övergripande nya målen som kompassriktning. När denna typ av anpassning av verksamheten kopplas ihop med ett lean tankesätt gör man sig själv en björntjänst – associationerna och kopplingarna till lean försvårar för det förestående leanarbetet.

Exempel på medarbetarengagemang och delaktighet för framgång i ett genuint leanarbete bekräftas i olika intervjuer (däribland flera som vi har förmånen att samarbeta med) i rapporten:

”Flera myndigheter säger att de standarder som utarbetats tas fram och ägs av personalen själva. Detta medför att personalen har möjlighet att ändra sina rutiner om de märker att dessa försvårar en önskvärd kundanpassning. Vara kommun lyfte fram följande principer för standardisering av arbetssätt och processer på team- eller enhetsnivå:

1. De som arbetar med standarden äger den – ingen annan
2. Man standardiserar inte kundmötet utan olika kringaktiviteter som indirekt inverkar på servicen till kund.
3. Takttid eller annan tidsstyrning av aktiviteter/processer används inte.”

Bland flera viktiga slutsatser i rapporten (som inte bara gäller offentlig sektor) är:

”Om offentliga sektor i stället väljer att arbeta med lean-verktyg utifrån ett ledningsperspektiv präglat av Taylorism, med uteslutande fokus på kostnadseffektivitet och med en syn på medarbetarna som förändringsobenägna, finns det risk för att lean kommer att bli en i raden av övergående företeelser som inte levererar förväntade resultat.”

Det gäller att inte ”märkvärdisera” lean som koncept genom att bl.a. använda onödiga främmande begrepp, men samtidigt gäller det att inte heller simplifiera det till att bara handla om ”ordning och reda” och ”enkel logik och sunt förnuft”. Skapa dig en god förståelse, på alla nivåer i verksamheten, kring vad lean är, och vad det inte är. I Innovationsrådets rapport förs även följande iakttagelse:

”Ett problem värt att uppmärksamma är att en del myndigheter upphandlar verktyg snarare än ett mera övergripande metodstöd där verktyg kan vara en del. Det stöd man köper blir då kanske främst i form av expertis på det aktuella verktyget.”

Denna rapport är ett viktigt bidrag till att skapa förutsättningar för ett insiktsfullt och genuint förbättringsarbete inom offentlig sektor, men kan med fördel även läsas av alla intresserade. Även Niklas Modig och Per Åhlström’s senaste publikation ”Detta är Lean” är ett viktigt bidrag ur ett akademiskt perspektiv att skapa en fördjupad förståelse för det som av Niklas Modig har beskrivits som dagens mest spridda managementfilosofi.
Hör gärna av dig med dina tankar och reflektioner!

Glad sommar!